Privacyverklaring ‘Aardig Onderweg Award’

RET hecht veel waarde aan uw privacy en zal daarom zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan. In deze privacyverklaring willen wij u helder en transparant informeren over de wijze waarop RET uw gegevens zal gebruiken en beschermen als u zich bij ons aanmeldt als kandidaat voor de Aardig Onderweg Award.

Toepasselijkheid
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verzameling en verwerking van alle gegevens van kandidaten en winnaars van de Aardig Onderweg Award.

Wie is verantwoordelijk voor de gegevens?
Zodra de RET uw gegevens heeft ontvangen, is de RET verwerkingsverantwoordelijke voor de correcte verwerking en bescherming van uw gegevens. Dit is de RET N.V. gevestigd aan de Laan op Zuid 2, 3071 AA te Rotterdam.

Welke rechtmatige grondslag geldt voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Toestemming: Met uw uitdrukkelijke toestemming mogen wij uw persoonsgegevens gebruiken om u te benaderen en te informeren. Zonder deze toestemming kan geen deelname plaatsvinden aan de Aardig Onderweg Award.

Uitvoering overeenkomst: Bij aanmelding ontstaat een overeenkomst tussen u en de RET met betrekking tot het Aardig Onderweg Award programma. Zonder uw persoonsgegevens kan geen uitvoering worden gegeven aan het programma.

Gerechtvaardigd belang: Zoals promotie en publicatie van de Aardig Onderweg Award, maar de klantenbinding en de goede naam van de RET.

Wettelijke verplichting: RET is in bepaalde gevallen op grond van de wet verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken, zoals bijvoorbeeld uit hoofde van fiscale wetgeving.

Welke gegevens worden verwerkt?
Kandidaten voor de Aardig Onderweg Award kunnen zichzelf aanmelden door middel van het invullen van een online aanmeldingsformulier.  Op dit formulier kunnen de benodigde gegevens worden ingevuld, zoals naam, geboortedatum, adres- en woonplaats, emailadres, telefoonnummer. Tijdens het Aardig Onderweg Award programma zal ook beeldmateriaal bestemd voor openbare publicatie van de kandidaten worden gemaakt. Van de winnaar zal ook diens bankrekeningnummer worden verwerkt ter voldoening van de ingediende declaraties.

Waarvoor worden de gegevens verwerkt?
De door u verstrekte gegevens hebben wij nodig om u te identificeren, te beoordelen en te benaderen. Tevens zijn de persoonsgegevens nodig om uitvoering te geven aan de toekenning en uitreiking van de Award en de uitbetaling van het prijzengeld. Beeldmateriaal is bedoeld voor publicatie in het kader van de communicatie met betrekking tot de Aardig Onderweg Award.

Gegevens worden ook gebruikt in het kader van klachtenafhandeling of beoordeling van opnieuw aangemelde kandidaten in het daarop volgend jaar.

Delen van gegevens
Uw persoonsgegevens worden intern alleen gedeeld met medewerkers die uw gegevens nodig hebben voor de uitvoering van de Aardig Onderweg Award en de juryleden en eventuele derden die door RET worden ingeschakeld in het kader van de Aardig Onderweg Award. Dit kunnen derden zijn die IT-diensten verrichten maar ook een evenementenbureau die de organisatie van de Aardig Onderweg Award uitvoert.  Deze derden zijn verwerkers van de RET en verwerken gegevens alleen in opdracht en ten behoeve van de RET. Met deze verwerkers zijn afspraken gemaakt over de verwerking van gegevens zodat zij zich houden aan geheimhouding, voldoen aan onze beveiligingseisen en de gegevens alleen gebruiken voor het uitvoeren van de specifieke opdracht.

Uw naam en beeldmateriaal zullen openbaar worden gemaakt.

Verder zullen wij de van uw ontvangen gegevens niet aan derden verstrekken zonder uw uitdrukkelijke toestemming tenzij dit verplicht is op grond van de wet of een rechterlijke uitspraak.

Beveiliging van gegevens
RET heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking. Uw gegevens zijn opgenomen in een bestand in een beveiligd systeem dat alleen via een gebruikersnaam en wachtwoord toegankelijk is voor daartoe specifiek geautoriseerde medewerkers. Deze medewerkers zijn aan geheimhouding gebonden. Verzending van uw gegevens zal uitsluiten op versleutelde wijze plaatsvinden.

Bewaartermijn
Na toekenning van de Aardig Onderweg Award zal geen gebruik meer worden gemaakt van uw persoonlijke gegevens, tenzij dit noodzakelijk is in het kader van voornoemde doeleinden. Beeldmateriaal van de kandidaten zal RET blijven gebruiken in het kader van de communicatie met betrekking tot de Aardig Onderweg Award. Uiterlijk 6 maanden na beëindiging van de Award procedure zullen de persoonsgegevens van de kandidaten definitief uit het bestand worden verwijderd, met uitzondering van het beeldmateriaal.

De persoonsgegevens van de winnaars van de Award zullen worden gebruikt zolang dat noodzakelijk is in verband met de uitoefening van de aan de Award verbonden rechten en verplichtingen. Behoudens verlenging, is dat een jaar na toekenning. Hierna zullen alle gegevens binnen uiterlijk drie maanden worden vernietigd, behoudens het beeldmateriaal.

In bepaalde gevallen zal de RET bepaalde gegevens langer dienen te bewaren ter voldoening aan de op haar rustende bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.

Rechten van de deelnemer
Uw gegevens zijn uw eigendom, daarom gaat de RET zorgvuldig om met uw gegevens en verwerken en beveiligt de RET die volgens de eisen die de AVG stelt. Op grond van de privacywetgeving heeft u verschillende rechten:

  • Inzage in uw persoonsgegevens
  • Correctie van uw persoonsgegevens
  • Bezwaar tegen verwerking van uw persoonsgegevens
  • Recht op vergetelheid
  • Recht op dataportabiliteit, het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in uw opdracht aan een andere partij.

Indien u van deze rechten gebruik wenst te maken, kunt u hiertoe een verzoek indienen via privacy@ret.nl.

RET is verplicht om de juiste identiteit van de verzoeker vast te stellen. Daarom vragen wij u om bij uw verzoek een kopie identiteitsbewijs te verstrekken, waarbij uw BSN-nummers is afegschermd. Indien u hiertegen bezwaar heeft, dan kunt u op afspraak langskomen op het hoofdkantoor van de RET zodat uw identiteit ter plaatse kan worden vastgesteld.

Uiterlijk binnen 4 weken na het verzoek ontvangt u een bericht. Indien uw gegevens worden verwijderd, komt u lopende een sollicitatieprocedure niet meer in aanmerking voor de vacature of zullen wij u niet meer benaderen voor nieuwe vacatures.

Klachten
Klachten over de wijze waarop de RET met uw persoonsgegevens of uw rechten is omgegaan, kunt u bij de Functionaris Gegevensbescherming van de RET via privacy@ret.nl. Komt u er dan alsnog niet uit, dan kunt hiervan een melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Contact
Voor overige vragen, klachten of opmerkingen over de Aardig Onderweg Award kunt u een mail sturen naar aardigonderwegaward@ret.nl.

Wijzigingen

RET behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. De website vermeldt altijd de actuele versie van deze privacyverklaring.

Rotterdam, 9 september 2019

Winnaars blikken

terug op Aardig

Onderweg Award

Jury 2019