PRIVACYBELEID
De RET heeft een “Aardig Onderweg Award” ingesteld die jaarlijks door een onafhankelijke jury wordt uitgereikt aan personen die zich verdienstelijk hebben gemaakt binnen een aantal benoemde
categorieën. Naast de Award ontvangen de winnaars een budget dat zij kunnen aanwenden ter verwezenlijking van een bepaald doel. De kandidaten voor de Award kunnen zichzelf aanmelden of worden voorgedragen door derden. Bij de procedure worden persoonsgegevens verwerkt van de kandidaten en winnaars. Tevens worden de persoonsgegevens verwerkt van natuurlijke personen die de kandidaten hebben voorgedragen.
RET garandeert dat de door haar ontvangen persoonlijke gegevens vertrouwelijk en veilig worden behandeld. Dit privacybeleid is bedoeld om meer informatie te geven over de wijze waarop RET met de gegevens omgaat.
RET Aardig Onderweg Award procedure
Om als kandidaat in aanmerking te komen voor de RET Aardig Onderweg Award dienen de kandidaten te worden opgegeven bij de organisatie van de Aardig Onderweg Award. Kandidaten kunnen zichzelf aanmelden of worden voorgedragen door een andere partij. Aanmelding geschiedt door middel van het invullen van een daartoe bestemd aanmeldingsformulier. Op dit formulier dienen persoonlijke gegevens van de kandidaat en diens foto te worden ingevuld. Dat kan uiteraard alleen met toestemming van de kandidaat zelf. Deze persoonsgegevens zijn nodig om een kandidaat te identificeren, te beoordelen en
te benaderen. Tevens dienen ingeval van voordracht door een ander dan de kandidaat de naam en contactgegevens te worden vermeld van deze voordrager.
Verantwoordelijke
De RET organiseert de RET Aardig Onderweg Award en ontvangt, verwerkt en bewaart alle persoonsgegevens die worden verzameld door middel van de aanmeldingen en in de loop van de procedure. De RET is derhalve de verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming Persoonsgegevens.
Doeleinden van de persoonsgegevens
De persoonsgegevens die worden verstrekt zijn nodig om een kandidaat te identificeren, te beoordelen en te benaderen. Tevens zijn de persoonsgegevens nodig om uitvoering te kunnen geven aan de uitreiking
en toekenning van de Award. De RET zal hiertoe niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Voorts zullen gegevens worden gebruikt in het kader van klachtenbehandeling of beoordeling van opnieuw voorgedragen kandidaten in het daaropvolgende jaar.
De gegevens zullen niet voor andere doeleinden worden gebruikt dan waarvoor ze zijn verstrekt en niet aan derden worden verstrekt voor commerciële doeleinden.
Bestand en bewaartermijnen
Alle bij aanmelding en gedurende de Award-procedure verstrekte gegevens zullen worden opgenomen in een bestand. Dit bestand is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Deze
gegevens zullen door de RET vertrouwelijk en in overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens worden behandeld.
Na toekenning van de Award zal de RET geen gebruik meer maken van de gegevens van de kandidaten, tenzij dit noodzakelijk is in het kader van voornoemde doeleinden. Uiterlijk 6 maanden na beëindiging
van de Award procedure zullen de gegevens van de kandidaten definitief uit het bestand worden verwijderd, met uitzondering van de gegevens van de winnaars.
De persoonsgegevens van de winnaars van de Award zullen worden gebruikt zolang dat noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, bijvoorbeeld in verband met de
uitoefening van de aan de Award verbonden rechten en verplichtingen. Hierbij geldt dat de persoonsgegevens voor de genoemde doeleinden gedurende 1 jaar zullen worden bewaard nadat de winnaar zijn prijs volledig heeft benut. In bepaalde gevallen zal de RET de (persoons)gegevens langer dienen te bewaren ter voldoening aan de op haar rustende bewaarplichten, zoals de fiscale bewaarplicht.
Beveiliging
De RET heeft de nodige maatregelen – onder meer administratieve, technische en fysieke maatregelen – getroffen om de persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, diefstal en misbruik alsook tegen ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging. Alleen medewerkers verbonden aan de
organisatie, de leden van het comité van aanbeveling en de jury zullen toegang verkrijgen tot de persoonsgegevens van de kandidaten.
Persoonsgegevens en rechten
Deelnemers hebben recht op inzage in hun persoonsgegeven die de RET in het kader van de RET Aardig Onderweg Award procedure verwerkt. Indien een deelnemer van dit recht gebruik wenst te maken, kan daartoe een schriftelijk verzoek worden ingediend bij de organisatie van de Award. Uiterlijk binnen 4 weken na het verzoek ontvangt de deelnemer een bericht. Indien mocht blijken dat de persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn of niet op juiste wijze worden verwerkt, dan kan een verzoek worden ingediend bij de organisatie om de persoonsgegevens te corrigeren of te verwijderen. Ook in dat geval zal de RET binnen 4 weken nader berichten of en in hoeverre aan het verzoek kan worden voldaan.
Contact
Heeft u over het privacybeleid van nog vragen of opmerkingen, dan kunt u contact opnemen met de organisatie van de RET Aardig Onderweg Award.
Wijzigingen
RET behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Het verdient daarom
aanbeveling om regelmatig dit privacybeleid te raadplegen.
Dit privacybeleid is in werking getreden op 15 januari 2012.
